Sistema de Gestión de Empleados – todo SOBRE LA GESTIÓN DE EMPLEADOS

Como gerente, a menudo necesita una forma de realizar un seguimiento efectivo de las actividades y la productividad de sus empleados. La mayoría de los gerentes resuelven este problema con algún tipo de sistema de gestión de empleados (Employee Management System o EMS por sus siglas en inglés). Un EMS es una aplicación de software que ayuda a los gerentes a realizar un seguimiento de las actividades de sus empleados y les brinda la flexibilidad de administrar a su personal de forma remota. Algunos ejemplos de EMS son Time Clock Plus y Harvest. Echemos un vistazo más de cerca a lo que ofrecen estas aplicaciones y cómo puede beneficiarse de su uso.

Productividad y Responsabilidad

La productividad y la responsabilidad están en el corazón de cualquier buen sistema de gestión de empleados. Al implementar un EMS, puede estar seguro de que sus empleados están trabajando duro y que su negocio funciona sin problemas. La mayoría de los EMS se integran con las principales aplicaciones de seguimiento de tiempo para que los empleados puedan registrar su entrada y salida, informar el tiempo dedicado a diferentes proyectos y generar hojas de tiempo. Esto facilita el seguimiento y la revisión de las horas y la productividad de los trabajadores.

Como gerente, a menudo es difícil hacer un seguimiento de lo que hacen sus empleados. Poder registrar la entrada y salida del trabajo y revisar las hojas de tiempo de los empleados es una forma de realizar un seguimiento de sus actividades. Sin embargo, no siempre es la forma más conveniente o eficiente de hacer las cosas. Es por eso que la mayoría de las empresas recurren a los EMS, para que puedan tener más control sobre sus empleados y asegurarse de que están usando el tiempo de manera efectiva.

Gestión remota de empleados

Otra gran ventaja de los EMS es que le permiten administrar a sus empleados a distancia. Ya sea que esté en la oficina o en otro país, puede usar un EMS para administrar a sus empleados y revisar sus hojas de tiempo. Algunas industrias, como la atención médica y los servicios legales, deben tener una gran cantidad de archivos y papeleo a mano, especialmente si están haciendo negocios a nivel mundial. Esto dificulta el seguimiento de información importante, como los contratos de los empleados y la documentación de la nómina. Un EMS hace que este tipo de documentación sea fácil de acceder y revisar, sin importar dónde se encuentre dentro de la empresa.

Aprobación y gestión de partes de horas

La mejor parte de un EMS es que proporciona una forma unificada de aprobar y administrar las hojas de tiempo. La mayoría de las empresas tienen dos procesos diferentes para aprobar y administrar las hojas de tiempo. Una es para que los empleados envíen sus hojas de tiempo y la otra para que los gerentes las revisen e ingresen comentarios. La integración de los dos procesos en uno, con la ayuda de un EMS, hace que sea mucho más fácil de administrar. Puede monitorear fácilmente el proceso de aprobación y asegurarse de que toda la información requerida se ingrese y verifique antes de que se publique la hoja de tiempo.

Algunos EMS, como Harvest, también brindan métricas útiles para los gerentes. Por ejemplo, puede ver cuánto ganan sus empleados cada semana y cómo varía su productividad a lo largo del año. Esto puede ayudarlo a planificar el proceso de contratación y determinar qué empleados probablemente sean los mejores en términos de cumplir con los requisitos del proyecto o puesto de trabajo. También lo ayuda a identificar las áreas en las que necesita mejorar, ya sea en términos de las habilidades de los empleados o del entorno de trabajo, por ejemplo, ofreciendo sesiones de capacitación o incorporando nuevos empleados.

Campos personalizados, chat e informes

Otra gran ventaja de los EMS es que le permiten agregar sus propios campos a la base de datos. Esto podría ser algo tan simple como una bandera para indicar si el empleado está disponible para horas extras o si ha estado en su empresa durante mucho tiempo y, por lo tanto, debe recibir algunos beneficios adicionales. Cada negocio es diferente, y tener la flexibilidad de agregar sus propios campos e ingresar nuevos datos es una parte esencial para crear un lugar de trabajo eficiente y productivo.

Otra gran ventaja de los EMS es que ofrecen una forma rápida de obtener información. Por lo general, cuando desea verificar el progreso de un proyecto en particular o averiguar cuánto dinero gana un empleado, debe pasar por varios sistemas y bases de datos diferentes para obtener la información. Con un EMS, puede obtener los datos en un solo lugar, con un solo clic.

Ser capaz de obtener información rápidamente y tenerlo todo en un solo lugar es especialmente útil para las empresas que operan a nivel mundial o que tienen muchos empleados en diferentes ubicaciones. Si su empresa es grande y compleja, tener toda la información disponible en un solo lugar y poder conversar con los empleados durante el día es esencial para realizar un seguimiento de lo que sucede y cómo avanza todo. De esta manera, puede responder preguntas más rápidamente y tratar cualquier problema que pueda surgir.

Después de revisar estos diversos aspectos de la gestión de empleados, es fácil ver por qué la mayoría de las empresas recurren a los EMS. Ser capaz de rastrear y monitorear de manera efectiva a sus empleados, pagarles bien y brindarles los beneficios que se merecen es crucial si desea tener un negocio exitoso. Con un EMS, está dando el primer paso para poder hacer esto.