En un mundo cada vez más competitivo y donde las cadenas de suministros cumplen un rol clave para la eficiencia de los negocios, la medición de sus números para identificar mejoras a desarrollar para lograr objetivos trazados, es el camino que siguen las compañías, informaron en Delage.
En este sentido, el sector logístico no es ajeno a esta tendencia. Hoy en día, con la gran competencia por los mercados y el alto nivel de demanda de los clientes, buscar la satisfacción en cada servicio es la premisa para mantenerse por delante de los competidores.
Y, para medir su eficiencia logística, nada mejor que evaluarla desde el punto de vista de su cliente. Para eso, hay un indicador específico, OTIF que significa On Time In Full, donde su concepto básico es la entrega del producto correcto a tiempo, de ahí el desglose del indicador en dos elementos principales:
Primero, On Time, es decir, , es decir, da respuesta a si se entregó el producto a tiempo y en el lugar acordado; Segundo, In Full, que mide la eficiencia de todos los procesos de servicio y logística, es decir, si los productos/servicios están dentro de las especificaciones acordadas con el cliente – calidad, dimensiones, cantidad, condición física perfecta, precio, entre otros atributos.
Según publicaron en Delage, analizar estos dos puntos que constituyen el orden perfecto, permita al indicador de la OTIF ser capaz de dar una visión más amplia del nivel de servicio ofrecido al cliente, es decir, si la empresa ha cumplido bien todas sus expectativas.
Y es importante que tanto «On Time» como «In Full» se cumplan, después de todo, si se entrega a tiempo, pero si hay algún problema con el producto, el cliente quedará insatisfecho. Asimismo, el retraso en la entrega también genera insatisfacción, habiendo visto el número de quejas en los sitios de protección al consumidor, como el Reclame Aquí. Por eso la OTIF reúne estos dos puntos de evaluación.
Cabe señalar que una de las ventajas de trabajar con la OTIF es que segrega el origen del problema. La empresa es capaz de identificar si su debilidad radica en la entrega o en la producción/preparación de pedidos y así actuar de forma más objetiva, rápida y eficiente.
Si el «On Time» es con tarifas bajas, el gerente debe evaluar cómo está el envío, el servicio prestado por el transportista o la oficina de correos, entre otros aspectos relacionados con la logística externa. Por otra parte, si el «In Full» presenta bajos porcentajes, es señal de que el problema está dentro de la operación, ya sea en el procesamiento de pedidos, la separación (picking), el empaquetado, la salida o el envío.
¿Cómo se calcula la OTIF?
Delage refuerza que para que el cálculo se realice de manera correcta, es esencial registrar la fecha y la hora en que se procesó el pedido; tener/visualizar una previsión de entrega al consumidor y mantener el registro de la OTIF siempre actualizado. El cálculo es relativamente simple. Supongamos que una empresa hizo 1.000 entregas en el mes, de las cuales 900 fueron entregadas a tiempo y 800 estuvieron dentro de las especificaciones del cliente:
On Time (en %): número de entregas realizadas a tiempo / número total de entregas (por ejemplo: 0,9 o 90%)
In Full (en %): número de entregas que estaban dentro de las especificaciones / número total de entregas (por ejemplo: 0,8 o 80%)
OTIF (en %): On Time x In Full (en el ejemplo: 0,9 x 0,8= 0,72, o sea, 72%).
Como puede ver, para que la OTIF alcance el 100%, todos los requisitos deben cumplirse simultáneamente. El punto de referencia del mercado que las empresas buscan alcanzar es la OTIF por encima del 90%.
Importancia y beneficios de la OTIF
Toda empresa necesita hacer un seguimiento del rendimiento de todos sus procesos/números para poder identificar los fallos y buscar mejoras. No puedes mejorar si no estás seguro de qué puntos merecen atención. En el caso de la OTIF, además de evaluar la calidad del servicio al cliente, también es posible averiguar qué etapas del proceso están fallando, después de todo, antes de la entrega, suceden varios procesos.
Podemos decir que la OTIF ofrece una visión ampliada de toda la operación logística, desde el momento en que el pedido llega al centro de distribución hasta la entrega al cliente. Y esto también incluye la evaluación de las tasas de retrabajo y logística inversa, así como la calidad del servicio ofrecido por los transportistas / Correos.
Cuando hay un seguimiento de la OTIF y la empresa siempre busca mayores puntuaciones, se consiguen varias ganancias, como:
- Mejora del rendimiento de la entrega.
- Aumento de la satisfacción del cliente, por consiguiente, ventaja competitiva en el mercado.
- Cambiar la cultura de la empresa, donde todo el trabajo se centra en satisfacer al cliente de la mejor manera.
- Calificación continua de los procesos, aumento de la productividad y consiguiente reducción de los gastos de explotación.
Implementación
Ahora que se conoce la importancia de la OTIF y los beneficios de usar este indicador, el siguiente paso es desplegarlo. Para ello, es esencial contar con la ayuda de profesionales para llevar a cabo el cambio cultural en el entorno interno y preparar al equipo para realizar la correcta recopilación y análisis de los datos. Y recuerde: tener un sistema de gestión de almacenes (WMS) marcará la diferencia en el rendimiento de los procesos logísticos, lo que repercute directamente en el aumento del porcentaje de OTIF.
Vale la pena añadir que, con el WMS, se rastrean todos los datos de la operación en tiempo real, a través de la solución Gestión a la Vista. Y eso marca la diferencia en la identificación de ineficiencias en la operación y la promoción de mejoras continuas. Con Gestión a la Vista es mucho más fácil monitorear la OTIF, evaluar el trabajo del equipo, el tiempo invertido en cada proceso, el uso ideal del equipo, entre otras informaciones. Una gran ventaja de esta funcionalidad es que cualquier fallo es notificado automáticamente por el sistema, es decir, el WMS siempre está supervisando la eficiencia de su operación, asegurando que se logre el máximo rendimiento informaron en Delage.
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