Mundo de las compras: purchasing y procurement por Ian Sánchez Rivera

Una de las primeras cosas que decidí aprender en mi experiencia laboral en el mundo de «compras» desde mis practicas preprofesionales en la universidad, era entender los alcances del área donde laboraba y como se diferenciaba en los diversos rubros de industria donde tuve la oportunidad de participar en mi carrera profesional.

El procurement en compañías más grandes envuelven centros de excelencia o academias de compras para mejorar las habilidades del capital humano del área.
El procurement en compañías más grandes envuelven centros de excelencia o academias de compras para mejorar las habilidades del capital humano del área.

Cabe señalar que las comillas al inicio del párrafo implican que compras como área es mucho más que lo que se refiere como significado (simplemente adquirir cosas) siempre y cuando la organización y el líder del área estén convencidos del potencial de valor que se puede generar con una correcta gestión.

Uno de mis mentores decía que todos en las compañías tienen alma de comprador, muchas personas creen que sólo es levantar el teléfono/mandar un correo/acordar algo con el proveedor y pedir las cosas, pero en realidad hay mucho más detrás de esa presunción.

Un aspecto clave a inicios de mi carrera profesional era entender el valor de lo que un área de compras creaba según sus funciones realizadas en la compañíaera un área que aseguraba el abastecimiento en un corto/mediano plazo o también creaba valor adicional de forma estratégica y sostenible generando sinergias con partners estratégicos que llamamos proveedores?

Uno podría inferir correctamente que el concepto de purchasing (traducción: compras) está incluido dentro del concepto de procurement (traducción: procura / abastecimiento) pero es importante detallar esta diferencia como introducción a ciertos conceptos más especializados que quisiera explorar en los siguientes posts en este mundo de procurement.

Purchasing

Purchasing tiene entre sus principales funciones: Por un lado la generación de órdenes de compra; el seguimiento de recepción del bien o servicio adquirido y la validación de pago de factura del proveedor.

Otras funciones de purchasing en compañías más pequeñas envuelven registro de facturas y la ejecución del pago de las facturas. Adicionalmente, puede existir escenarios donde se tiene funciones de almacenes o inventario y/o hasta funciones de planeación de los requerimientos a adquirir.

Cabe señalar que si bien la generación de ordenes de compras puede envolver técnicas de negociación o búsqueda de cotizaciones, el enfoque de estas funciones implica una compra más operacional (quizás en algún grado de especialización pudiese llegar a ser táctica) pero no estratégica y que se centra en asegurar el abastecimiento en vez de crear valor en ahorros o generación de sinergia con los proveedores de forma sostenible. Purchasing, para resumir, puede verse como una logística de abastecimiento dentro de la compañía.

Procurement

En contrapartida, Procurement tiene entre sus principales funciones:

a. Generación y ejecución de la estrategia de abastecimiento (Strategic Sourcing): Framework sobre como adquirir de forma estratégica los bienes y servicios. Se aplica una metodología de 6 a 8 pasos con diversas herramientas para poder realizar el ciclo completo de abastecimiento estratégico.

b. Gestión de Contratos (Contract Management): Enfoque de gestión especializado en la ejecución y mantenimiento óptimo de los contratos, asociado a conceptos de gestión de riesgos a través de cláusulas esenciales a usar en la elaboración de los contratos.

c. Gestión de categorías de compras (Category Management): Enfoque de gestión especializado en la división de categorías de bienes y servicios para poder crear valor realizando un deep dive gerencial en cada categoría encontrando oportunidades de consolidación y eficiencia. Este pilar se enfoca en como mirar una categoría de forma transversal en diversas operaciones y/o filiales con objetivos de creación de valor a través de una estrategia definida de cómo manejar la categoría.

d. Gestión de Proveedores (Supplier Management): Enfoque de gestión especializado en nuestra base de proveedores para poder crear valor según las relaciones con los mismos y así mismo minimizando los riesgos a nivel operacional y estratégico.

e. Gestión de Catalogo de Materiales y Servicios (Catalogue Management): Enfoque de gestión especializado en nuestra base de materiales y servicios para poder generar oportunidades de ahorro, automatizar procesos internos y generar análisis iniciales de la gestión de riesgo por material para posteriormente llegar a la elaboración de planes de contingencia.

Otras funciones

Otras funciones de procurement en compañías más grandes envuelven centros de excelencia o academias de compras para mejorar las habilidades del capital humano del área (generación de procedimientos, procesos, manuales, formatos, cursos, capacitaciones, etc) así como también la mejora de la infraestructura tecnológica para las funciones de compras (Ej: SAP ARIBA, SAP modulo MM y otras soluciones in house / tailor made para lo que necesita el área de compras dentro de una compañía en particular).

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También puede envolver funciones de contraloría de costos para validación de productividades, cost avoidance or one time cost savings; y así dependiendo del enfoque adicional que el área de procurement quisiera dar dentro de la compañía.

Gestión

Finalmente, para complementar quisiera introducir una forma resumida de gestión del área de procurement, construyendo una casa estratégica donde los pilares son los señaladas líneas arriba pero faltaría definir una misión general y funciones principales del área.

Sobre este punto, en mi experiencia laboral podría reunir que la misión de procurement en poder reflejar la creación de valor en el estado de ganancias y perdidas. Así mismo las funciones principales se podrían resumir en: Asegurar abastecimiento, obtención de ahorros y generación de sinergias.

Adicionalmente los pilares descritos se colocan encima de tres bases fundamentales: Personas, Procesos y Tecnología; estos tres aspectos se dan de forma transversal en todos los pilares de la casa estratégica y es esencial una gestión correcta de forma general y detallada en el área.

Con esto considero haber resaltado la diferencia entre purchasing and procurement para poder continuar con futuros artículos refiriéndome a procurement bajo el marco conceptual introducido previamente líneas arriba y sobre eso introducir temas más especializados sobre el mundo (apasionado para mi) de procurement.

Por Ian Sánchez Rivera
https://www.linkedin.com/company/in-pursuit-of-procurement-excellence

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